Упаковка багажа: командировочные расходы

Как можно понять из текста вопроса, речь идет об упаковке багажа командированного сотрудника в аэропорту. И здесь нужно определиться, в чьих интересах – сотрудника или работодателя – производится эта операция. Допустим, услуга приобретена с целью сохранности имущества работодателя и обязанность упаковки багажа предусмотрена локальным нормативным актом организации. В таком случае сумма компенсации не образует дохода работника, с которой нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы <Постановление ФАС ЗСО от 29.07.2013 № А27-19460/2012>. Если же командированный сотрудник оплатил упаковку личного багажа, то компания вправе отказать в возмещении таких расходов. Если руководитель организации примет решение оплатить расходы, то безопаснее включить эту сумму в базу для начисления НДФЛ и страховых взносов, поскольку такая сумма может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Но если вы не опасаетесь спора с проверяющими из налоговой и внебюджетных фондов, то у вас есть хорошие шансы отстоять иную позицию в суде. Известны решения, в которых судьи приходили к выводу, что расходы на упаковку личного багажа относятся к командировочным расходам и не включаются в базу по страховым взносам <Постановления ФАС ДВО от 16.06.2014 № Ф03-1879/2014, ФАС ЗСО от 16.01.2014 № А27-6171/2013>.
А вот включить сумму возмещенных работнику затрат на упаковку багажа и стретч-пленку в состав расходов по налогу на прибыль компания может, если руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника, и есть документы, подтверждающие оплату услуги <Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238>.